Tipo di articolo: AI Articoli di presentazione
Una presentazione aziendale può contenere tendenze delle entrate, confronti di obiettivi, risultati regionali, contributo del prodotto e priorità del passo successivo. Ogni grafico può essere corretto da solo e comunque rendere la presentazione incoerente quando colori, periodi, unità e stili di titolo cambiano tra le diapositive.
Un produttore automatico di grafici può accelerare la produzione, ma la coerenza richiede comunque un piano. L'obiettivo è creare grafici da un set di dati verificato mantenendo allineate le loro definizioni, regole visive e narrativa.
Una presentazione aziendale ha bisogno di più di diversi grafici individuali
Una presentazione non è una cartella di immagini non correlate. I suoi grafici dovrebbero lavorare insieme per spiegare il risultato, le cause principali, le aree che richiedono attenzione e la decisione che segue.
Una sequenza forte si sposta dal risultato complessivo al dettaglio di supporto. Ripetere la stessa conclusione attraverso diversi tipi di grafico aggiunge diapositive senza aggiungere significato.
L' Office for National Statisticsraccomanda inoltre di focalizzare ogni visualizzazione sul confronto più importante e di utilizzare più grafici semplici invece di una visualizzazione sovraccarica.
Definire la storia di presentazione prima di creare grafici
Decidi cosa il pubblico dovrebbe capire prima di generare qualsiasi elemento visivo. Ciò impedisce all'ordine delle diapositive di seguire le colonne del foglio di calcolo anziché una narrazione aziendale.
Dai ad ogni diapositiva una domanda principale
Una diapositiva potrebbe chiedere se le entrate sono aumentate. Un'altra potrebbe mostrare quale regione ha mancato il suo obiettivo, mentre la prossima spiega quale prodotto ha causato il cambiamento.
Mantenere una domanda principale per diapositiva rende più facile per il pubblico capire perché ogni grafico è incluso.
Assegnare un ruolo chiaro ad ogni grafico
Utilizzare un grafico di panoramica per il risultato del titolo, un grafico di tendenza per il movimento nel tempo, un grafico di confronto per le differenze e un grafico di supporto decisionale per le priorità.
Ogni grafico dovrebbe aggiungere un nuovo passo alla storia piuttosto che ripetere una diapositiva precedente.
Mettere al primo posto il risultato più importante
Apri con il risultato aziendale, non il primo campo nel file di origine. Le diapositive successive possono quindi spiegare cause, eccezioni e azioni.
Questo ordine dà al pubblico un chiaro motivo per esaminare i grafici più dettagliati che seguono.
Mantenere le regole dei dati coerenti tra le diapositive
Diversi grafici possono mostrare viste diverse dei dati, ma le loro regole di misurazione devono rimanere stabili.
Utilizzare lo stesso periodo di riferimento
Le immagini correlate dovrebbero utilizzare lo stesso intervallo di mese, trimestre o anno. Quando è necessario un altro periodo, indicalo chiaramente nel titolo o nel sottotitolo.
Un grafico di performance regionale che copre un trimestre non dovrebbe essere confrontato direttamente con un grafico di prodotto che copre un intero anno, a meno che la differenza non sia spiegata.
Mantieni stabili unità e calcoli
Non mostrare dollari su una diapositiva e migliaia di dollari su un'altra senza etichette chiare. Anche le entrate, il tasso di crescita e il divario obiettivo dovrebbero utilizzare lo stesso metodo di calcolo in tutto il mazzo.
Una variazione di punto percentuale non dovrebbe essere presentata come aumento percentuale su un'altra diapositiva senza chiarimenti.
Conserva le definizioni di categoria
Regioni, segmenti di clienti e gruppi di prodotti dovrebbero mantenere gli stessi nomi. La combinazione di categorie su una diapositiva mentre le separi altrove richiede una spiegazione.
Le definizioni di categoria stabili aiutano gli spettatori a confrontare i risultati senza dover imparare ripetutamente un nuovo sistema di raggruppamento.
Creare regole visive per l'intera presentazione
Imposta regole visive condivise prima di disegnare le singole diapositive. La coerenza non richiede che ogni grafico appaia identico, ma gli elementi visivi correlati dovrebbero mantenere lo stesso significato.
Mantieni coerenti i colori delle categorie
La stessa regione, prodotto o metrica dovrebbe mantenere lo stesso colore in tutto il set di grafici. Riserva i colori di accento forte per il valore o l'eccezione che richiede attenzione.
Quando il Nord America è blu su una diapositiva, cambiarlo in arancione su un'altra può far presumere agli spettatori che il colore rappresenti una categoria diversa.
Standardizzare titoli ed etichette
Scegli titoli descrittivi o di conclusione e applica lo stile in tutto. Le date, i simboli di valuta, le percentuali, le leggende e le etichette dei dati dovrebbero seguire lo stesso formato.
Una presentazione diventa più difficile da scansionare quando una diapositiva utilizza brevi titoli descrittivi mentre un'altra utilizza lunghe frasi esplicative.
Usa scale di assi comparabili
I grafici che mostrano la stessa metrica dovrebbero usare scale comparabili quando possibile. Grandi cambiamenti nella scala possono far apparire movimenti simili molto diversi.
Qualsiasi cambiamento di scala necessario dovrebbe essere visibile e chiaramente etichettato.
Limita la variazione decorativa
Sfondi, tavolozze, posizioni delle legende e tipi di grafici che cambiano costantemente creano rumore visivo.
La variazione visiva dovrebbe chiarire un nuovo tipo di informazione, non semplicemente rendere ogni diapositiva diversa.
Utilizzare un produttore automatico di grafici per costruire il set di grafici
Una volta definite la storia, le regole dei dati e il sistema visivo, generare i grafici da un file CSV o Excel verificato. Riutilizzare una fonte riduce il rischio di conflitti di numeri.
Preparare un file sorgente verificato
Usa nomi di colonna chiari per date, categorie, valori effettivi, obiettivi e metriche calcolate. Controlla i valori mancanti, i record duplicati, le unità e i periodi di report prima di generare grafici.
I campi calcolati devono anche essere verificati prima di apparire in più diapositive di presentazione.
Elenca i grafici richiesti
Pianifica il set prima di generare immagini individuali. Può includere una tendenza generale delle entrate, prestazioni regionali, reale rispetto al target, contributo del prodotto e priorità del prossimo trimestre.
Utilizzare un generatore di grafici aziendali solo per le immagini che avanzano questa sequenza. Un grafico che non risponde a una nuova domanda potrebbe non dover apparire nella presentazione.
Riutilizzare istruzioni coerenti
Ripeti le stesse regole per colori, titoli, date, unità, etichette e ordinamento. Cambia solo la domanda e i campi selezionati per ogni grafico.
Un creatore di grafici dai dati può accelerare la produzione, ma i prompt dovrebbero fare riferimento a valori già disponibili nel set di dati piuttosto che richiedere conclusioni non supportate.
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Dopo aver generato ogni grafico, verificare se i colori, le unità, le categorie e lo stile del titolo rimangono coerenti con il resto della presentazione.
Disporre i grafici in un chiaro flusso di presentazione
L'ordine finale dovrebbe seguire il processo di ragionamento del pubblico, non l'ordine in cui sono stati creati i grafici.
Inizia con il risultato aziendale
Inizia con il risultato che incornicia la discussione, come la crescita, il declino o un obiettivo mancato.
Il primo grafico dovrebbe rendere chiaro lo scopo della presentazione senza richiedere al pubblico di interpretare prima diverse diapositive di supporto.
Spiegare i principali driver
Utilizzare le diapositive successive per mostrare quali regioni, prodotti, gruppi di clienti o periodi hanno prodotto tale risultato.
Ogni grafico di supporto dovrebbe spiegare una parte del risultato introdotto all'inizio.
Termina con decisioni e azioni
Termina con il divario, la priorità o lo scenario che supporta la decisione successiva. La presentazione dovrebbe andare oltre la descrizione dei dati e mostrare ciò che richiede attenzione.
Il grafico finale dovrebbe collegare l'analisi a un'azione pratica piuttosto che introdurre una metrica non correlata.
Problemi comuni rendono il set di grafici incoerente
Troppi tipi di grafici, significati dei colori che cambiano, intervalli di tempo inspiegabili e conclusioni ripetute rendono una presentazione più difficile da seguire.
Copiare i dati in file separati per le singole diapositive crea un altro rischio. Piccole modifiche manuali possono produrre valori in conflitto. Una fonte verificata e istruzioni condivise riducono il problema.
I team dovrebbero anche evitare di cambiare le definizioni delle categorie o le scale degli assi semplicemente per far apparire una diapositiva più drammatica di un'altra.
Grafici coerenti rendono le presentazioni aziendali più facili da seguire
Un set di grafici efficace ha bisogno di definizioni di dati stabili, significati dei colori riconoscibili, unità coerenti, titoli chiari e una sequenza logica dal risultato alla spiegazione all'azione.
Un produttore di grafici automatico può ridurre il tempo necessario per creare più immagini. La revisione finale deve comunque confermare che ogni grafico supporta la stessa storia aziendale senza modificare il significato dei dati sottostanti.