如何用电子表格数据制作信息图：分步指南

电子表格是数据存在的地方，信息图是数据活起来的地方。本指南将展示如何跨越两者间的鸿沟——把枯燥的行列数据转化为能够吸引、告知和说服的视觉故事。

为什么信息图胜过原始电子表格

在深入操作方法前，先了解为什么这很重要：

电子表格用于分析，它们擅长存储、计算和处理数据。

信息图用于沟通，它们的设计目标是让人快速理解关键洞见。

数据佐证：

• 视觉信息处理速度比文字快60,000倍
• 信息图分享率是其他内容的3倍
• 65%的人是视觉学习者
• 数据可视化后记忆留存率提高55%

您的电子表格蕴藏着宝贵洞见，信息图能帮助这些洞见触达受众。

五步流程总览

1. 数据审计——数据能讲述什么故事？
2. 识别关键洞见——什么最重要？
3. 选择格式——需要什么类型的信息图？
4. 创建可视化——将数字转化为图形
5. 设计与润色——让作品更专业

让我们深入每个步骤。

步骤1：审计电子表格数据

不是所有电子表格数据都适合制作信息图，首先要诚实地评估数据质量。

需要问的问题

数据有趣吗？

员工每日使用邮件的比例：94% → 无趣（显而易见）

6秒内被阅读的邮件比例：47% → 有趣（出人意料）

有故事性吗？

寻找以下要素：

• 趋势（随时间上升/下降）
• 对比（这个与那个）
• 排名（从最佳到最差）
• 关联关系（当X发生时，Y发生）
• 异常值（意料之外的情况）

数据可靠吗？

信息图常被广泛传播，务必核实来源并准备标注引用。

数据准备清单

在创建任何可视化前：

• [ ] 删除重复条目
• [ ] 填充或处理缺失值
• [ ] 标准化格式（日期、货币、百分比）
• [ ] 计算衍生指标（平均值、增长率）
• [ ] 识别异常值并决定如何处理
• [ ] 必要时将小类别归为“其他”

示例：销售数据清洗

原始表格：

清洗后数据：

格式不一致会导致错误，务必在可视化前清洗数据。

步骤2：识别关键洞见

一张信息图应包含3-7个关键数据点，过多会使观众不知所措。

发掘故事脉络

从数据中分析以下叙事模式：

变化故事

“收入同比增长47%”

重点：前后对比、时间趋势

对比故事

“公司A的发货速度是公司B的3倍”

重点：两个或多个实体的比较

排名故事

“客户流失的五大原因”

重点：按重要性从高到低排序的列表

比例故事

“移动用户占流量的68%”

重点：部分与整体的关系

关联故事

“每周发布博客的公司获得4倍潜在客户”

重点：变量间的关系

创建洞见层级结构

按重要性排列您的洞见：

1. 核心数据：最引人注目的单一数字（信息图中尺寸最大）
2. 支撑数据：2-3个提供背景的数字
3. 细节数据：供好奇观众深入了解的补充数据

示例层级：

步骤3：选择信息图格式

不同的数据故事需要不同的格式。

统计信息图

最适合： 展示数字、百分比和数据对比

结构：

• 顶部突出核心数据
• 3-5个支撑数据以视觉区块呈现
• 最少文字，最大影响

适用场景： 有5-10个引人注目的数据点需要分享时

时间轴信息图

最适合： 展示随时间的变化、项目历史、演变过程

结构：

• 水平或垂直时间轴
• 标记关键事件/里程碑
• 每个阶段的数据点

适用场景： 时间是故事中的关键变量时

对比信息图

最适合： 这个与那个、前后对比、选项A与选项B

结构：

• 并排布局
• 每侧匹配的类别
• 胜出/更优选项的视觉标识

适用场景： 帮助观众在选项间做选择时

流程信息图

最适合： 操作指南、工作流程、分步说明

结构：

• 编号步骤
• 连接各阶段的流向箭头
• 代表每个步骤的图标

适用场景： 数据描述序列或流程时

地理信息图

最适合： 基于位置的数据、区域对比、市场分布

结构：

• 以地图为主要视觉元素
• 按区域叠加数据
• 解释颜色/尺寸的图例

适用场景： 地理位置是故事核心时

列表信息图

最适合： 排名、技巧、分组数据点

结构：

• 编号或项目符号列表
• 图标增加视觉趣味
• 每个要点的简要说明

适用场景： 有排序或分类信息时

步骤4：创建可视化图表

现在将数据转化为图表和图形。

电子表格转图表工具

AI驱动（最快）

• ChartGen：粘贴电子表格数据，立即获得专业图表
• 优点：快速生成、多种图表类型、质量稳定

电子表格原生工具

• Excel图表：内置功能，界面熟悉
• Google表格图表：支持协作，基于云端
• 优点：简单图表，兼容现有工作流程

设计工具

• Canva：模板+图表组件
• Piktochart：专门制作信息图
• 优点：整合设计元素进行完整信息图组装

信息图适用图表类型

信息图专用图表调整

标准商业图表需要为信息图进行调整：

简化

• 移除网格线
• 最小化坐标轴标签
• 使用整数（47%而非46.8%）

增强

• 为数据点添加直接标签
• 一致使用品牌色彩
• 在适当地添加图标

尺寸

• 文字比标准图表更大
• 更多留白空间
• 适配移动设备的比例

示例：销售图表转型

原始Excel图表： 复杂的12个月折线图，带有双坐标轴、图例和网格线

信息图版本：

• 简化为显示起点、终点和趋势
• 大号“增长47%”标签
• 单色设计，突出显示最后一个月
• 移除图例（仅一个数据系列）
• 添加上升箭头图标

步骤5：设计与组装

图表创建完成后，组装最终的信息图。

布局原则

视觉层次

• 最重要信息尺寸最大/位置最显眼
• 引导视线从上到下或从左到右
• 将相关信息分组

留白

• 不要填满每个像素
• 呼吸空间提升可读性
• 至少保留20%留白

对齐

• 元素对齐到网格
• 整个版面保持一致的边距
• 避免浮动、随机放置的元素

色彩策略

选择调色板：

• 1种主色（品牌色或与数据协调）
• 1-2种强调色
• 用于文字和背景的中性色
• 总色彩限制在4-5种

有意义地使用色彩：

• 突出关键数字
• 区分数据类别
• 创建视觉层次

确保对比度：

• 浅色背景上用深色文字（或反之）
• 在实际观看尺寸下测试可读性

排版规则

字体选择：

• 1种标题字体（可适当装饰）
• 1种正文字体（必须易读）
• 最多使用2种字体系列

字号层级：

• 核心数据：36-72点
• 区块标题：24-36点
• 正文：14-18点
• 来源标注：10-12点

避免：

• 长文本全用大写
• 正文段落居中
• 小于10点的字体

添加上下文

每个信息图都需要：

标题： 清晰、吸引人，包含主题

副标题/引言： 一句话概括数据背景

来源标注： 数据来自何处？

品牌标识： 标志、网址或公司名称

行动号召： 观众下一步该做什么？

导出与分享

文件格式

PNG： 最适合社交媒体、网页使用

• 高质量且文件大小合理
• 通用兼容性强
• 无需透明背景时可用JPEG

PDF： 最适合打印、下载

• 缩放不失真
• 外观专业
• 易于打印

SVG： 最适合需要缩放的网页使用

• 无限缩放
• 文件小
• 可在设计工具中编辑

尺寸指南

优化技巧

针对网页：

• 压缩图片（使用TinyPNG等工具）
• 目标文件大小低于1MB
• 为SEO使用描述性文件名

针对分享：

• 为不同平台创建多种尺寸
• 发布时添加替代文字
• 添加引人注目的标题/描述

常见错误及避免方法

错误1：数据过多

信息图不是数据堆砌。如果有50个数据点，那是一份报告，不是信息图。

解决方法： 严格筛选，精简到5-7个关键点。

错误2：误导性可视化

截断的坐标轴、3D效果和不一致的刻度会扭曲观感。

解决方法： 使用诚实、标准的图表做法，条形图从零开始。

错误3：可读性差

文字过小、对比度低、布局杂乱会使信息图毫无用处。

解决方法： 在实际观看尺寸下测试。如果需要眯眼看，就修正它。

错误4：缺乏清晰故事

一堆随机统计数据不是信息图——而是一团糟。

解决方法： 在设计前明确您的叙述主线。观众最应该记住哪一点？

错误5：忽视移动端

超过50%的内容在手机上查看。优秀的桌面信息图可能在移动端无法阅读。

解决方法： 创建移动端优化版本，或以移动端优先的比例进行设计。

工具对比

推荐工作流程

1. 在Excel/Google表格中清洗数据
2. 用ChartGen生成图表
3. 将图表导出为PNG或SVG
4. 在Canva或Piktochart中组装信息图
5. 根据不同平台导出多种尺寸

真实案例：第四季度销售报告信息图

起始表格： 500行交易数据

步骤1：识别关键洞见

• 总收入：240万美元（核心数据）
• 相比第三季度增长23%
• 热门产品：Widget Pro（占销售额45%）
• 最佳区域：西海岸（占收入38%）
• 客户满意度：4.6/5

步骤2：选择格式 - 统计信息图

步骤3：创建图表

• 核心数据“240万美元”采用大号字体设计
• 箭头指示器显示23%增长
• 环形图展示产品构成
• 水平条形图展示区域细分
• 星级评分可视化展示满意度

步骤4：设计组装

• 公司配色（蓝色+橙色）
• 简洁的无衬线字体
• 垂直布局便于滚动浏览
• 底部带有第四季度日期范围的标志

步骤5：导出

• 全分辨率PNG用于演示
• 压缩版用于邮件发送
• 方形裁剪版用于LinkedIn

结语

用电子表格创建信息图，部分是数据分析，部分是设计，部分是讲故事。最好的信息图：

• 始于有趣、经过验证的数据
• 专注于3-7个关键洞见
• 使用合适的图表类型
• 遵循设计最佳实践
• 讲述一个清晰、令人难忘的故事

您的电子表格中藏着待讲述的故事。 从使用ChartGen将您的数据转化为专业图表开始，然后用您选择的设计工具组装信息图。

被忽略的数据与驱动行动的数据之间的区别？在于可视化。