如何用 ChartGen AI 擷取並匯出結構化 Excel 表格

有時候你要的不是圖表 —— 而是可以在 Excel 裡開啟的乾淨欄列。ChartGen AI 能讀取 PDF、文件或原始資料集，擷取出你所描述的表格，清洗整理，並匯出一個可直接使用的 .xlsx 檔案。無需手動複製貼上，無需重新排版。

讀完本指南，你將學會：

• 從檔案或雜亂資料中擷取結構化表格
• 用提示詞清洗、重新命名並重塑欄位
• 新增計算欄與彙總列
• 匯出格式化的 .xlsx 檔案

分步操作詳解

步驟 1: 上傳來源檔案

上傳承載資料的任意檔案 —— PDF 報告、Word 文件、掃描的發票、雜亂的 CSV，或既有的試算表。ChartGen AI 會讀取內容並找到其中的表格部分，即使它們埋在段落裡或分散在多頁中。

步驟 2: 描述你想要的表格

明確告訴 ChartGen AI 要擷取哪些欄以及如何命名。在這一步說清楚，才能把粗略的擷取結果變成乾淨、可用的表格。

Extract a structured table from this file with columns: Product, Units Sold, Unit Price, and Revenue. Clean up inconsistent formatting, convert prices to numbers, and sort by Revenue descending.

步驟 3: 清洗與重塑

表格出現後，用後續指令修正任何不對的地方 —— 無需公式：

• 「把『姓名』欄拆成名和姓兩欄。」
• 「刪除價格缺失的列。」
• 「把日期欄格式化為 YYYY-MM-DD。」
• 「把貨幣統一為美元。」

步驟 4: 新增計算欄與彙總

要求生成衍生值，讓匯出的檔案可直接用於分析：「新增 收入 欄 = 數量 × 單價」，或 「在底部新增彙總列，對數量和收入加總。」 ChartGen AI 會計算數值並與來源資料列保持一致。

步驟 5: 匯出為 Excel

將表格匯出為 .xlsx（或 .csv）。下載檔案會保留你的欄名、數字格式和彙總列，因此你可以在 Excel、Google Sheets 或 Numbers 中開啟並立即繼續處理。

小技巧： 如果你每個月都要在新檔案上重複此操作，請儲存這條提示詞。上傳新檔案並重新傳送同樣的提示詞，即可重現完全相同的表格結構。

常見使用情境

總結

從頑固的 PDF 或雜亂檔案中得到一份乾淨的試算表，過去意味著繁瑣的複製貼上。使用 ChartGen AI，你只需描述所需表格、對話式地優化，幾分鐘內即可匯出格式化的 .xlsx —— 資料擷取與清洗一站式完成。